NUEVAS FORMAS DE COMUNICAR: En multitud de ocasiones, muchos organizadores de reuniones, conferencias, han tenido que presenciar una siesta de algún asistente.

Por más interesante que sea el contenido, si no se usan las herramientas adecuadas, no se conseguirá captar la atención del asistente y mantenerla durante todo el tiempo que dure el encuentro.,

Este problema surge cuando el asistente tiene que permanecer en el asiento durante 60 o 90 minutos sin moverse, hasta la famosa frase “¿Alguna pregunta?”, que entonces alguien se asusta y despierta de forma brusca…

A continuación, damos algunos consejos a los organizadores.

En primer lugar, el espacio ha de ser muy grande, con asientos que se puedan mover, para que se puedan crear grupos más pequeños y dinámicos.

En segundo lugar, los participantes tienen que moverse de un lado a otro, conociendo gente. Esto se puede generar, si a mitad de la conferencia, se les hace cambiar de asiento.

En tercer lugar, para conseguir captar la mayor atención posible de los asistentes, las exposiciones han de ser cortas y claras e intentar combinar distintos formatos de presentación del mensaje y usar por ejemplo, PowerPoint para ilustrar y no como guión.

La clave del éxito está en lograr una buena comunicación. Para ello, se puede poner en práctica el método Open Space, que consiste en dar protagonismo a los propios asistentes, proponiéndoles a quienes lo deseen que formulen una pregunta. Quien pregunta se sitúa en una parte de la sala y el resto de los asistentes se colocarán al lado del “formulador” que más le ha inspirado, creando pequeños grupos de debate. Este sistema es muy flexible, pues los participantes pueden cambiar de grupo cuando lo deseen.

Para finalizar, otra opción de formato, sería fingir una especie de entrevista informal a una o más personas con la presencia de un moderador. Ellos estarían sentados en unos sofás, como si estuviesen en una cafetería. Este ambiente distendido y cercano, animará e invitará a los demás asistentes a levantar la mano para dar su opinión.

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