Te damos algunas claves para evitar que el invitado empiece con un mal sabor de boca.

Se pueden inscribir online antes del evento y el organizador no tendrá que reunir datos y evitará cualquier posible error en el nombre. Un ejemplo es Econgresos de Grupo Desarrollanet, que a través de un formulario web se puede gestionar la entrada del evento, la reserva del hotel y otras actividades.

El móvil es también una solución para controlar el acceso. Mediante el sistema M-Ticket, el asistente sólo tendrá que mostrar el SMS o MMS a un scanner en el entrada y de forma automática se imprimirá su acreditación.

Con el sistema de Radiofrecuencia, RFID, se puede controlar el acceso, sin necesidad de que alguien tenga que ver la acreditación. El distintivo tiene un chip y cuando el invitado pasa por las puertas (arcos lectores), la lectura se hace de forma automática, por ondas y en una pantalla saldrá su foto con su nombre.

Debemos controlar que el invitado no se despiste y se desubique cuando entre al recinto. Así que usa pegatinas o carteles bien claros para orientar de forma sutil y corporativa.

Las acreditaciones resultan útiles para que el invitado se pueda dar a conocer. Al nombre se le puede añadir una frase divertida, para romper el hielo.

Si al final, sin remedio, va a haber cola para entrar, intenta amenizarla de algún modo. Los asistentes deben estar entretenidos, bien por algún personaje que dinamice o bien por alguna actividad Si interactiva.

En el caso de que el número de invitados supere los 200 y se forme un bloqueo, porque llegan todos al mismo tiempo, hay que tener disponibles unos ordenadores con impresora para que ellos mismos puedan sacar su propia acreditación.

Todo el personal encargado de gestionar la entrada debe tener muy claro qué hacer en caso de que alguien se presente sin entrada, o con una persona más no prevista, etc.

Una de los aspectos más importantes, que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento es la discapacidad. Hay que tener puntos de información para personas invidentes, habilitar zonas de mostrador para personas en sillas de ruedas, de baja estatura o con problemas auditivos, disponer de una guía de acceso en la que se explique con detalle las ayudas disponibles y es fundamental, que el personal que atienda al público tenga conocimientos sobre atención a discapacitados.

Por último, no vas a poder evitar que surja algún descontento. Si esto se produce, intenta alejar a la persona de la fila y habla aparte con ella, para que no contagie el desagrado.

Lo más efectivo es tener mano izquierda.